Minder stress door het stellen van prioriteiten

Je combineert het runnen van een gezin met een uitdagende baan. Daarnaast onderhoud je een grote vriendenkring, ga je drie keer per week naar de sportschool en sta je meteen klaar wanneer er hulpmoeders nodig zijn op school. Jijzelf en je huis zien er altijd tiptop en volgens de laatste trends uit, je wilt geen feestje of etentje missen en je bent 24/7 bereikbaar. En je vraagt je af hoe het kan dat je gestrest bent? Toen ik moeder werd zes jaar geleden, wist ik niet wat me overkwam. Al die verantwoordelijkheden, verplichtingen, verwachtingen en uitdagingen. Ik had constant het gevoel dat ik achter de feiten aanliep. Continu watten in mijn hoofd. Wanneer ik de enorme berg wasgoed eindelijk aan het opvouwen was, meldde mijn dochter zich om te drinken. Wanneer ik probeerde mijn volle inbox eindelijk bij te werken, was het tijd voor de volgende vergadering. En wanneer ik eindelijk dacht een uurtje voor mezelf te hebben, belde er een energieleverancier met een driekwartier durend relaas over de voordelen van het overstappen naar een andere maatschappij. Ik rende rond als een kip zonder kop.

Gezonde stress

Af en toe wat stress is helemaal niet erg. Je hebt het zelfs nodig om op bepaalde momenten goed te kunnen presteren. Bijvoorbeeld voor een belangrijke presentatie of een sollicitatiegesprek. De hormonen die je op dat moment aanmaakt stellen je in staat een buitengewone prestatie te leveren. Ze helpen je zelfs om een levensbedreigende situatie te overleven.

Schadelijke stress

Maar als stress te lang aanhoudt en je deze hormonen voortdurend blijft produceren wordt het schadelijk en dit kan het allerlei klachten geven. Lichamelijk zijn dat bijvoorbeeld: hoofdpijn, buikpijn, rug- en schouderklachten, slechte spijsvertering, duizeligheid, slapeloosheid, haaruitval, hoge ademhaling, hyperventilatie, hartkloppingen, griepachtige verschijnselen. Psychisch kun je denken aan: somberheid, faalangst, snel geïrriteerd of boos, vergeetachtig, besluiteloos, slechte concentratie, wanhoop, onrust, cynisme, uitstelgedrag. Gedragsmatig zie je bijvoorbeeld dat mensen niet kunnen ontspannen, gezelschap ontvluchten, onvriendelijk reageren, veel roken, veel koffie of alcohol drinken, meer of juist minder eten, frequent kort ziek zijn. Het is belangrijk deze klachten op tijd te herkennen én erkennen om erger te voorkomen.

Wat kun je eraan doen?

Eenmaal herkend en erkend is het tijd om actie te ondernemen. Het zou kunnen dat er ook wel erg veel op je bord ligt. Of wil je gewoon te veel? Misschien houd je je bezig met zaken die onbelangrijk zijn of durf je geen nee te zeggen? Of voel je je wellicht verantwoordelijk voor andermans zaken? Wat zou je kunnen doen om de druk te verminderen? Een hulpmiddel dat je hierbij kunt inzetten is het Eisenhower model, dat je leert hoe je prioriteiten kunt stellen.

Wees zo productief als de president

Dwight Eisenhower was president van de Verenigde Staten van 1953 tot 1961. Hij stond bekend om zijn buitengewone productiviteit. Om te ontdekken hoe hij zo productief kon zijn, is hij door verschillende wetenschappers bestudeerd en het resultaat hiervan is het Eisenhower Model. Volgens dit model kunnen we bij het stellen van prioriteiten twee invalshoeken onderscheiden, namelijk: belangrijkheid en urgentie. Urgente zaken zijn vaak bijzonder zichtbaar en doen een onmiddellijk beroep op je. Terwijl belangrijke zaken een bijdrage leveren aan je missie, waarden en doelstellingen.

Het Eisenhower model

Doen

Als we deze twee invalshoeken tegen elkaar afzetten in een matrix krijgen we bovenstaand model. In het eerste kwadrant vinden we de zaken die urgent en belangrijk zijn. Dit gaat om kwesties die om onmiddellijke actie vragen, zoals crises, een aflopende deadline, conflict met een belangrijke klant. Overbelasting met prioriteiten in kwadrant 1 kan leiden tot: stress, burn-out, crisismanagement, branden blussen. Deze zaken moet je meteen doen, maar je zou er normaal gesproken maar 5% van je tijd aan kwijt moeten zijn.

Inplannen

Binnen het tweede kwadrant vallen zaken die niet urgent zijn, maar wel belangrijk. Het gaat om zaken die in lijn zijn met jouw waarden. Zaken die je dichter bij je doelen brengen. Het is belangrijk om voor deze activiteiten tijd in te plannen. Voorbeelden van deze activiteiten zijn: zoeken naar nieuwe fundamentele kansen, netwerk benutten en relaties aangaan, langetermijnplanning. Resultaten van doelbewuste tijdsbesteding in kwadrant 2 zijn: visie, balans, discipline, overzicht, controle, weinig crises. Idealiter zou je 95% van de tijd moeten besteden aan deze zaken.

Delegeren

Linksonder in de matrix staan activiteiten die wel urgent, maar niet belangrijk zijn. Vaak gaat het hier om aangelegenheden die voor anderen dringend en belangrijk zijn en jou ervan weerhouden je met je eigen activiteiten bezig te houden. Voorbeelden hiervan zijn dringende telefoontjes, sommige post, bepaalde vergaderingen. Veel tijd besteden aan prioriteiten in kwadrant 3 kan leiden tot instabiele korte-termijn-aandacht, onderwaardering van doelen en plannen, gevoel geen controle te hebben, oppervlakkige relaties, kameleonachtige reputatie. De kunst is om alert te zijn en andermans prioriteiten niet te verwarren met de jouwe. Probeer deze activiteiten zoveel mogelijk te delegeren.

Schrappen

In het laatste kwadrant komen alle activiteiten samen die niet urgent en niet belangrijk zijn. Dit zijn echte tijdverspillers. Het gaat bijvoorbeeld om irrelevante post, junkmail, kletspraat en geroddel, doelloos surfen op internet, urenlang op Facebook kijken, etc. Zaken waar je je eigenlijk helemaal niet mee bezig zou moeten houden. Activiteiten die je simpelweg van je lijst kunt schrappen. Nu je het onderscheid kent tussen (niet) belangrijk en (niet) urgent, is het een stuk makkelijker om prioriteiten te stellen. Vraag je steeds af of een situatie urgent is, voor wie, en hoe snel er moet worden gehandeld. Vraag je af hoe belangrijk een situatie is: welke invloed heeft deze zaak op mensen, veiligheid, reputatie etc.? En wie heeft bepaalt dat deze situatie belangrijk is. Wanneer je uitkomt in kwadrant 3 of 4 probeer je de activiteiten over te laten of te delegeren aan iemand anders, of je schrapt de activiteit geheel van je lijstje. Deze inzichten hebben mij geleerd beter te plannen, vaker om hulp te vragen, mijn grenzen aan te geven en me niet meer bezig te houden met irrelevante zaken. Wanneer er nu iemand van een energiemaatschappij belt, zeg ik dat ik geen interesse heb: ‘vriendelijk bedankt, een fijne dag verder!’.   Vind jij het moeilijk om nee te zeggen, om je grenzen aan te geven, om hulp te vragen, of om zaken te delegeren? Daar kan een goede coach je bij helpen. Neem contact met me op voor een vrijblijvende afspraak.